ما هي الطريقة المثلى للمكون وخاصة التحرير الاداري؟
كل ما كان المكون ذو منهجية بحسن الالقاء والمناقشة يكون المتكون ذو الانتباه الحسن نظرا للأهمية المادة كلما كان سلوك المكون المنهجي في الالقاء كلما كان الاقبال أكثر وأكبر وعليه تكون المناقشة لمادة التحرير الاداري وتقنياته كالتالي:
- إن ذوي الاختصاص وخاصة تقنيات التحليل الاداري يجب أن يمر عبر المناهج الأربع حسب قول الدكتور الجنيدي خليفة جامعة الجزائر والدكتور مارك برايد جامعة كاليفورنيا.
- المرحلة الأولى: التعريف المكون بالمادة وأهميتها للمتكون واهتمامه بمعرفة المادة.
- المرحلة الثانية: أسلوب المكون للمتكون.
- المرحلة الثالثة: عملية تطوير الانتباه من طرف المتكون وشخصية المكون سلبا أوايجابا.
المناهج الأربع والزامية اتباعها في كل المجالات الثقافية الاجتماعية السياسية وهي كالتالي:
- منهجية الالقاء.
- منهجية الاتصال.
- منهجية التوجيه.
- منهجية الاستقبال.
اعتمادا على هذه المناهج ننتج ادارة قادرة على ما ترغب فيه من انتاج معنوي وحتى شخصي. إن الاسناد الكلي يعتمد على شخصية المكون واختصاصه في مادة التحرير الاداري وعليه تكون النتيجة تبعا للعنوان المذكور. الديوان الوطني لتنمية وتطوير التكوين لإنشاء إدارة ذات منهج علمي محض.
المبحث الثاني:
ما هو التحرير الإداري
المطلب الأول: مفهوم التحرير الإداري
لغة: حرر يحرر تحرير أي كتب، وتحرير الكتاب وغير تقويمه.
وتحرير الكتابة: إقامة حروفها وإصلاح السقط والسقط هوا لخطأ في القول والحساب والكتابة هو لغة مشتقة من حرر أي أطلق صراح الفكرة أو إعطاء الحرية للتعبير
اصطلاحا تعني الإنشاء والكتابة: وتعرف بأنها مجموعة الوثائق التي تحررها الإدارة بواسطة موظفيها. وتستعملها كوسيلة اتصال بغيرها من المصالح الإدارية الأخرى، وكذلك للقيام بعملياتها المختلفة بغية الوصول إلى الهدف المسطر لها.
المطلب الثاني: أهمية التحرير الإداري
الوسيلة الغالبة في اتصال وفي نقل المعلومات للمراسلات الإدارية مكانة خاصة في النشاط الإداري فهي من بين الوسائل الغالبة والجارية العمل والتعامل بها في العلاقات الإدارية وهي من بين أهم العوامل التي تساهم في نجاح أي تنظيم إداري. أنها مادة عمل وميدان للتطبيق: فأهميتها العملية تشمل كل من العاملين بالإدارة والمتعاملين معها فإذا كان كلاما بينهم متبادلا بالكلمة يسمى اتصالا أما إذا كان بالكتابة فتسمى مراسلة أو مكاتبة.
المحور الأول: مفهوم التحرير الاداري
التحرير الاداري
- القسم الأول: – الوسيلة الغالبة في اتصال وفي نقل المعلومات.
- القسم الثاني: أنها مادة عمل وميدان للتطبيق.
- القسم الثالث: أن لها دلالة مادية في الإثبات.
- القسم الرابع: تسيير الحركة الإدارية.
المحور الثاني: خصائص التحرير الإداري.
- القسم الاول: احترام التسلسل الإداري
- القسم الثاني: المسؤولية والحذر.
- القسم الثالث: واجب المحافظة على سر المهنة.
المحور الثالث: مميزات الأسلوب الإداري.
- القسم الأول: الموضوع.
- القسم الثاني: الوضوح والبساطة.
- القسم الثالث: – الإيجاز والدقة.
- القسم الرابع: – المجاملة.
المحور الرابع: صيغ التحرير الإداري.
- القسم الاول: صيغ التقديم.
- القسم الثاني: صيغ العرض والمناقشة.
- القسم الثالث: صيغ الخاتمة.
المحور الخامس: أنواع التحرير الإداري.
- المحور الأول: الرسائل الإدارية.
- القسم الأول: الرسائل الإدارية المرفقية.
- القسم الثاني: الرسائل الإدارية ذات الطابع الشخصي.
- القسم الثالث: التقرير.
- القسم الرابع: المحضر.
- القسم الخامس البرقيات
العرض:
الجزء الأول: التحرير الإداري وتقنياته.
للتحرير الإداري قواعد وتقنيات، لابد من الإلهام بها والتحكم في استعمالها بما ينفي الغرض المنشود الذي حررت من أجله مختلف المراسلات الإدارية حيث لعبت هذه الأخيرة ومازالت تلعب دورا هاما بالنسبة للنشاط اليومي على مستوى الإدارات والمؤسسات. يكتسي إدراج وحدة التحرير الإداري في برنامج التكوين لمختلف الانماط:
التفتيش إدراج والتسيير أهمية بالغة في تكوين الإطارات مهما تباينت مستوياتها فهي بحاجة إلى معرفة وإدراك تقنيات و أساليب التحرير الإداري, لتمكينها من التحكم الجيد فيها, بعد تخرجها وممارسة مهامها في الميدان بالنسبة لجميع الانماط التكوين المذكورة أعلاه, لأنه ببساطة كثيرا ما يخشى الموظف المسؤول انتقادات غيره, لما يكون أسلوبه في التحرير ضعيفا ركيكا أو ملتويا قد لا يؤدي الغرض مادامت كتابته تترك أثارها في الإدارة أو المؤسسة لذا لابد أن يجتهد المحرر في تحسين مستواه و انتهاج أسلوب دقيق مبني على أسس متينة في مجال التحرير الإداري و عليه يصبح لزما على المحرر أن ينتقي أنجح الطرق التي تمكنه من الوصول إلى هدفه المتمثل في التحكم في فن الكتابة والانشاء الإداري في المراسلات المتنوعة و السؤال الذي يطرح نفسه في هذا الشأن هو :
كيف يمكن التوصل إلى تحرير مختلف هذه المراسلات بشكل واضح وموضوعي؟ وللإجابة عن هذا السؤال نقول بأن تحرير المراسلات الإدارية هو عبارة عن فن قائم بذاته سواء من حيث الشروط المتعلقة بالشكل أو تلك المتعلقة بالمضمون مما يتعين على المحرر الإداري احترام جملة من القواعد والأسس التي تبني عليها هذه العملية كما سنبنيه لاحقا عند دراسة كل فصل من فصول هذه الوحدة. ونذكر على سبيل المثال لا الحصر بعض الجوانب التي ينبغي أخذها بعين الاعتبار في التحرير مهما كانت صفة الموظف المحرر للمراسلة سواء كان رئيسا أو مرؤوسا:
- البيانات التي نذكر في التقديم المادي للمراسلة الإدارية كالدمغة، الرقم، المكان، التاريخ، بيان المرسل والمرسل إليه، الموضوع، المرجع ونص المراسلة والإمضاء
- إدراج الأفكار متسلسلة تسلسلا منطقيا أثناء معالجة الموضوع، وانتقاء العبارات والمفردات المناسبة للتعبير عن هذه الافكار بوضوح ودقة وموضوعية مع تفادي الإطناب والتكرار، وكذلك
- تجنب الأخطاء اللغوية : النحوية والصرفية .
- احترام السلم الإداري وحدودية الموضوع المعالج في المراسلة الإدارية مع مراعاة الشمولية والانسجام وحجم الورق المستعمل. هذا بالرغم من تطور وسائل الاتصال والموصلات من الهاتف، فاكس، أنترنت وبريد الكتروني
- فإن المراسلات الإدارية لا زالت متداولة ولا يمكن الاستغناء عنها مهما تطورت هذه الوسائل لكونها أداة فعالة للمحافظة على الأثر المكتوب وقد قيل في هذا المعنى: أن الاقوال زائلة مع مر الأيام وأن الكتابات باقية على الدوام.
القسم الأول: الوسيلة الغالية في اتصال وفي نقل المعلومات: العوامل التي تساهم في نجاح | للمراسلات الإدارية مكانة خاصة في النشاط الإداري فهي من بين الوسائل الغالبة والجارية العمل أي تنظيم إداري، نقل والتعامل بها في العلاقات الإدارية فيجب على مستعملها حسن استعمالها. كما تعتبر من بين أهم المعنيين بأي أمر بالإضافة إلى حسن استغلال الثروة اللغوية والدقة في التعبير، كما أنها تعتبر المعلومات وإيصال الحقائق إلى الأشخاص وسيلة تلبي حاجات التبليغ الأساسية
القسم الثاني: أنها مادة عمل وميدان للتطبيق: إن الإلمام بقواعد التحرير أمر ضروري وهذا من اجل التحرير السليم والتحكم في ا المضمون كما إن الموظف عليه إيجاد هذه القواعد حتى يتسنى له إيصال ونقل المعلومات إلى المخاطب بها كما يفهمها هو (المسؤول) فأهميتها العملية تشمل كل من العاملين بالإدارة والمتعاملين معها، فإذا كان كلاما بينهم متبادلا بالكلمة يسمى اتصالا أما إذا كان بالكتابة فتسمى مراسلة أو مكاتبة..
القسم الثالث: – لها دلالة مادية في الإثبات: وذلك على أساس أن الوثائق الإدارية أوراق رسمية وأن الكتابة هي أقوى الأدلة في الإثبات وتكون لصورتها الرسمية خطية كانت أو فوتوغرافية حجة بالقدر الذي تكون فيه مطابقة للأصل. كما أنها تثبت هوية صاحبها وذلك من خلال الوثائق المرفقة بها وذالك من ناحية الكفاءة ….
القسم الرابع: تسيير الحركة الإدارية في مؤسسة ما أو شركة بالإضافة إلى أنه بسيط الاستعمال، قليل التكاليف هل الحفظ والرجوع إليه عند الحاجة أداة سهلة للتواصل والتخاطب والتداول.
المحور الثاني: خصائص التحرير الإداري.
يتميز التحرير الإداري بجملة من الخصائص يتصل بعضها بالتنظيم الإداري وما يترتب عنها من احترام التسلسل الإداري التدرج الرئاسي) وما يتعلق به كالتحلي بروح المسؤولية والحيطة والحذر ثم المحافظة على سر المهنة وهذه الخصائص يجب أن تتوفر في الموظف الإداري أو أي شخص معني بهذا النوع من التحريرات أو المراسلات. وهذه الخصائص عبارة عن قواعد تنظيمية يجب احترامها، وهذه القواعد هي جزء من مجموعة الضوابط الإدارية التي تحكم التنظيم الإداري وتحدد العلاقة بين الرئيس والمرؤوس سواء من أعلى أو من أسفل على النحو الاتي: القسم الاول: احترام التسلسل الإداري يقوم التنظيم الإداري في الدولة على أساس التسلسل الإداري – التدرج أو السلم الإداري – وهذا الأخير يتخذ شكل هرم يتجزأ إلى عدة أجزاء من الأعلى إلى الأسفل وفقا للقاعدة القانونية الأعلى يسود الأدنى. ولابد من الإشارة إلى قاعدة أخرى يجب التقيد بها عندما يتعلق الأمر بالمراسلة الداخلية وهي احترام السلم الإداري، وذلك يعني أنك إذا واجهت رسالة إلى أحد رؤسائك فلابد من أن تطلع عليها رؤسائك المباشرين للإعلام وللإدلاء بالرأي في فحواها عندما يستدعي الأمر ذلك، ويعبر عن ذلك على النحو الآتي في عنصر المرسل إليه